Как провести новогодний корпоратив: формат, тайминг и программа

Чтобы провести новогодний корпоратив без суеты, сначала выберите формат, назовите число гостей, разложите бюджет по статьям и набросайте план вечера по минутам. Ниже вы найдете сравнение форматов, вопросы, которые закрывают первыми, тайминг на четыре часа, четыре новогодних конкурса, темы вечера, график подготовки на шесть недель и список вопросов подрядчику. Текст для HR и офис-менеджеров, у которых есть дата и пока нет сценария.

Какой формат выбрать

Формат определяет длину программы, меню, свет, звук и то, как быстро гости разойдутся по домам.

В офисе

Нет аренды и дороги, а вечер можно устроить в любой день, когда свободен этаж. Против: рабочая обстановка, мало места для танцев, ограничения по громкости и времени. Формат подходит небольшим командам, где все давно знакомы, и компаниям, которые отмечают днем в рабочее время.

Ресторан или банкетный зал

Площадка берет на себя кухню, обслуживание и гардероб, вам остается программа. Обратная сторона: рассадка, меню и время часто зафиксированы правилами зала, а ведущего площадка иногда требует брать у нее. Подходит коллективам средней численности, которым нужен классический вечер.

Выездной корпоратив

Загородный отель или база отдыха дают целый день, улицу, баню или каток и возможность остаться на ночь. Цена вопроса: трансфер, возвращение домой и сотрудники, которые не готовы уезжать далеко от семьи.

Онлайн

Единственный вариант для филиалов в разных городах. Экран утомляет быстрее зала, поэтому программа занимает два часа, а подарки курьер доставляет заранее. Если нужен только Дед Мороз по видеосвязи, онлайн-поздравление есть на странице новогоднего корпоратива «Море Шоу».

Вопросы, которые решают первыми

1. Число гостей. Считайте сразу с партнерами сотрудников, внешними подрядчиками и приглашенными руководителями.
2. Дата. Пятница в декабре удобна всем, поэтому занята первой. Будний день дешевле и свободнее, но решите заранее, выходной ли следующее утро для сотрудников.
3. Бюджет по статьям. Разложите деньги на площадку, еду и напитки, ведущего с артистами, звук и свет, оформление, подарки и призы, транспорт и резерв на непредвиденное.
4. Дресс-код. Назовите его в приглашении одной строкой: смокинги и вечерние платья, нарядный офис или свитера с оленями.
5. Алкоголь. Решите, подается ли он вообще, в каком объеме и что стоит рядом: хорошие безалкогольные напитки, горячее и вечерний транспорт.
6. Семьи. Вечер с детьми и вечер без них строятся разными программами. С детьми нужны отдельная зона и своя игровая часть.

Структура вечера на 4 часа

Время указано от начала: для старта в 19:00 прибавьте к каждой строке соответствующие часы. Схема авторская, подгоняйте ее под площадку.

1. 0:00–0:30, встреча. Приветственный напиток, гардероб, фотозона, музыка фоном. На экране идет «Кто это в детстве». Ничего важного здесь не начинайте.
2. 0:30–1:15, застольная часть. Короткое слово руководителя до пяти минут, первый тост, закуски и горячее. Между блюдами проходит «Тост с дедлайном».
3. 1:15–1:45, шоу. Выступление артистов на тридцать минут, пока гости еще сидят за столами и внимательны.
4. 1:45–2:15, интерактив. Два конкурса, «Подарок одной рукой» и «Фильм в трех эмодзи», по десять-двенадцать минут и пауза на призы.
5. 2:15–2:45, отдых за столами. Десерт, чай, разговоры. После двух активных блоков коллективу нужна передышка, без нее танцы запустятся вяло.
6. 2:45–3:30, танцы. Диджей играет заранее согласованный плейлист, ведущий не вмешивается.
7. 3:30–4:00, финал. Розыгрыш главных призов, благодарности, общее фото, последний танец и вызов такси.

Четыре новогодних конкурса для вечера

Больше четырех конкурсов за вечер утомляют даже тех, кто любит игры. Каждый из четырех ниже привязан к своему слоту в тайминге. Общие корпоративные игры собраны в статье про игры и конкурсы для корпоратива, здесь только новогодние.

Тост с дедлайном (застольная часть)

Каждый стол получает пять карточек с рабочими словами: «отчет», «созвон», «согласование», «перенос», «бюджет». За две минуты команда сочиняет новогодний тост, в котором звучат все пять. Лучший выбирают аплодисментами.

Подарок одной рукой (интерактив)

Играют пары. Каждому разрешена одна рука, вторую прячут за спиной. За три минуты пара упаковывает коробку в бумагу и завязывает ленту. Выигрывает самая аккуратная упаковка.

Фильм в трех эмодзи (интерактив)

Ведущий показывает на экране три эмодзи, за которыми спрятан новогодний фильм. Столы пишут ответ на листке и сдают его за тридцать секунд. Десять фильмов, очки за верные ответы суммируются.

Кто это в детстве (встреча)

Заранее соберите детские фото коллег, только с их согласия, и покажите на экране. Гости угадывают, кто на снимке.

Темы и стили вечера

Тема задает общий язык для оформления, музыки и сценария. На странице «Море Шоу» перечислены такие решения, как корпоратив в стиле A La Russe, ретро-вечеринка, корпоратив в советском стиле, новогодний бал и программа «Новогодние дедлайны».

• Новогодний бал: вальс, живая музыка, вечерние наряды.
• Ретро и советский стиль: «Голубой огонек», оливье, винил в плейлисте.
• A La Russe: русская зима, самовары, роспись, народные мотивы в современной подаче.
• «Новогодние дедлайны»: офисный юмор, сроки и отчеты, превращенные в игру.
• Зимний киновечер: гости приходят в образах из любимых фильмов, фото на красной дорожке.
• Снежное королевство: лед и серебро в оформлении, сдержанный дресс-код в белом и синем.

Для оформления зала и фотозон можно смотреть услугу оформление корпоратива и отдельно новогоднюю фотозону.

План подготовки на шесть недель

1. Шесть недель до вечера. Утвердите число гостей, дату и бюджет по статьям, выберите формат.
2. Пять недель. Сузьте выбор площадки до двух-трех вариантов, запросите у каждой условия и свободные даты.
3. Четыре недели. Подпишите договоры, зафиксируйте дату. Выберите тему, объявите дресс-код.
4. Три недели. Согласуйте сценарий и тайминг, закажите призы, подарки и оформление. Разошлите приглашения с адресом, временем и ответом на вопрос «как добраться».
5. Две недели. Получите ответы по участию, уточните число мест, составьте рассадку. Передайте площадке технический райдер подрядчиков.
6. Неделя. Сверьте итоговый тайминг с ведущим и диджеем, проверьте оплату всех счетов, назначьте ответственного за гардероб и призы. Напомните гостям про дресс-код и время.
7. День вечера. Подрядчики приезжают за три-четыре часа, проверяют звук и свет до прихода гостей.

Как работать с ведущим, диджеем и площадкой

Ведущему дайте письменный тайминг и список тем, которых избегать: личные истории, увольнения, зарплаты, шутки про внешность. Попросите показать текст приветствия и сценарии конкурсов заранее.

Диджей получает три списка: что играть, что не играть и что включить в финале. Договоритесь о громкости в застольной части.

С площадкой обсудите вход подрядчиков, время монтажа, розетки и мощность сети, где стоят артисты и где переодеваются, с какого часа действует тишина. Сверьте это письменно, а не в разговоре.

Типичные ошибки

• Ставить подряд три конкурса, после чего зал разбредается к бару.
• Заказывать программу, не посмотрев на состав: молодая команда и руководители старшего возраста ждут разного.
• Оставлять решение про алкоголь и такси на вечер.
• Принуждать к участию. Конкурс с выходом на сцену пусть остается добровольным, а скромным найдите роль болельщиков.
• Не иметь запаса: второй микрофон, батарейки и флешка с плейлистом спасают вечер.

Что спросить у подрядчика

• Кто конкретно придет на вечер: ведущий, артисты, диджей, и можно ли познакомиться заранее.
• Что входит в стоимость: звук, свет, реквизит, призы, дорога и время монтажа.
• Как строится сценарий и можно ли внести правки после согласования.
• Какие закрывающие документы вы получите после вечера.
• Кто будет на связи в день мероприятия.

Условия и состав услуг смотрите на странице корпоративов под ключ. Форматы тимбилдинга описаны в статье про тимбилдинг.

Частые вопросы

За какое время начинать готовиться?

Комфортный срок составляет шесть недель. Если до вечера меньше месяца, начните с площадки и подрядчиков, а тему и оформление упростите.

Сколько должен длиться корпоратив?

Для вечера со столами, шоу и танцами хватает четырех часов. Выездной формат растягивают на день, онлайн сжимают до двух часов.

Приглашать ли семьи сотрудников?

Решите до выбора площадки. С детьми меняются время, меню, оформление и программа, поэтому вечер получается другим.

Коротко

• Формат выбирайте по составу коллектива и расстоянию до дома, а не по красоте площадки.
• Сначала число гостей, дата и бюджет по статьям, потом площадка и подрядчики.
• Вечер на четыре часа: встреча, застолье, шоу, интерактив, отдых, танцы, финал.
• Четырех конкурсов хватает: по одному на встречу и застолье, два в блоке интерактива.
• Тайминг, список запретных тем и контакты подрядчиков держите в одном документе у ответственного.